Empréstimos
O processo de empréstimo para itens do acervo museológico, obras raras do acervo bibliográfico e documentos do acervo arquivístico do Museu da Imagem e do Som de SP segue a Resolução SC – 37, de 3-9-2004.
ORIENTAÇÕES GERAIS
As solicitações de empréstimo são avaliadas pela equipe técnica do MIS tendo em vista critérios como disponibilidade e estado de conservação. Dessa forma, as solicitações poderão ser recusadas.
Em caso de aprovação do pedido de empréstimo, o solicitante é notificado pelo MIS sobre a documentação necessária para abertura do processo formal de empréstimo que tramitará na Unidade de Preservação do Patrimônio Museológico da Secretaria de Estado da Cultura (UPPM-SEC).
No momento da retirada e da entrega do item em empréstimo, a instituição solicitante deverá assinar um laudo técnico de conservação, confeccionado pela equipe técnica do MIS. Será confeccionado um Termo de Comodato que deverá ser assinado pelas três partes envolvidas no processo de empréstimo: o solicitante, a UPPM-SEC e o MIS. Enquanto instituição da Secretaria de Estado da Cultura, e respaldado pelo Resolução SC-37, o MIS se reserva o direito de solicitar outros documentos que se julguem necessários pela especificidade do item solicitado.
Como o processo de empréstimo envolve diversas instituições (solicitante, Museu e Secretaria de Cultura), sugere-se que as solicitações de empréstimo sejam realizadas com uma antecedência de ao menos 60 dias úteis.
PASSO A PASSO
- Envio da solicitação de empréstimo por e-mail;
- Análise da solicitação pela equipe técnica;
- Se o parecer for positivo, o MIS notifica o solicitante sobre as condições de empréstimo e solicita a documentação para a formalização do processo;
- Recebimento e verificação da documentação pela equipe técnica;
- Equipe técnica encaminha a documentação para a UPPM-SEC e o processo de empréstimo é aberto;
- É emitido parecer da UPPM-SEC autorizando ou não o empréstimo.
DOCUMENTOS QUE DEVERÃO SER APRESENTADOS, EM CASO DE APROVAÇÃO DE PEDIDO
Quando a instituição solicitante é a sediadora da exposição/mostra/festival
Casos em que a própria instituição que pede o empréstimo sedia o evento
- Requerimento de empréstimo assinado por pessoa competente (o modelo de Requerimento é fornecido pelo Museu);
- Comprovante de Inscrição Cadastral CNPJ;
- Certificado de Regularidade do FGTS – CRF;
- Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
- Cópias autenticadas do Estatuto e de alterações devidamente registradas;
- Cópias do RG e CPF do signatário (cópias autenticadas serão necessárias apenas quando essas informações não constarem no Estatuto) – o signatário sempre deverá comprovar poderes para assinar, devendo apresentar uma procuração específica quando seu nome não constar no Estatuto;
- Relatório de condições técnicas do espaço expositivo e do imóvel (Facility Report), ou declaração de condições técnicas para a projeção de filmes em película (deve ser apresentado em português, exceto em empréstimos internacionais, e ser assinado por pessoa competente);
- Declaração da instituição de que o evento a ser realizado não terá fins lucrativos;
- Cópia da apólice do seguro multirisco ou Certificado de seguro (original).
Quando há uma instituição solicitante e uma instituição sediadora do evento
Casos em que a instituição que pede o empréstimo apenas organiza o evento e utiliza o espaço de outra instituição para sediá-lo:
Da instituição solicitante:
- Requerimento de empréstimo assinado por pessoa competente (o modelo de Requerimento é fornecido pelo Museu);
- Comprovante de Inscrição Cadastral CNPJ;
- Certificado de Regularidade do FGTS – CRF;
- Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
- Cópias autenticadas do Estatuto e de alterações devidamente registradas;
- Cópias do RG e CPF do signatário (cópias autenticadas serão necessárias apenas quando essas informações não constarem no Estatuto) – o signatário sempre deverá comprovar poderes para assinar, devendo apresentar uma procuração específica quando seu nome não constar no Estatuto;
- Declaração de que o evento que está sendo produzido não terá fins lucrativos;
- Cópia da apólice do seguro multirisco ou Certificado de seguro (original).
Da instituição sediadora da exposição:
- Requerimento de empréstimo assinado por pessoa competente (o modelo de Requerimento é fornecido pelo Museu);
- Comprovante de Inscrição Cadastral CNPJ;
- Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
- Estatuto e alterações devidamente registradas (somente em casos de necessidade de comprovação de competência do signatário);
- Relatório de condições técnicas do espaço expositivo e do imóvel (Facility Report), ou declaração de condições técnicas para a projeção de filmes em película (deve ser apresentado em português, exceto em empréstimos internacionais, e ser assinado por pessoa competente);
- Declaração da instituição que sediará a exposição, aprovando e autorizando a realização do evento em seu espaço e comunicando que o evento não terá fins lucrativos.
